လစာနှင့် ကုန်ကျစရိတ်များကို အဝေးကနေ ဘယ်လိုစီမံခန့်ခွဲကြမလဲ

COVID-19 ကပ်ရောဂါဟာ ကမ္ဘာ့အနှံ့အပြားမှာရှိတဲ့ စီးပွားရေးလုပ်ငန်းများစွာကို မထင်မှတ်ထားတဲ့ စိန်ခေါ်မှုများစွာကို ရင်ဆိုင်စေခဲ့ရပါတယ်။လိုအပ်သော အရင်းအမြစ်များကို လိုသလောက်ရနိုင်ဖို့ ခက်ခဲသော ယခုအချိန်ကာလလဟာ ကုမ္ပဏီအတော်များများအတွက် လစာများစီမံခန့်ခွဲခြင်း၊ အဝေးမှ ကုန်ကျစရိတ်များကို စီမံခန့်ခွဲရခြင်းဟာအကြီးမားဆုံးသော စိန်ခေါ်မှုတစ်ရပ်လည်း ဖြစ်ပါတယ်။ ဘီလီယံနာတစ်ဦးဖြစ်တဲ့ စွန်ဦးတီထွင်လုပ်ငန်းရှင် Mark Cuban ရဲ့ ပြောကြားချက်အရ ယခုလက်ရှိ Coronavirus ရဲ့ အကြပ်အတည်းကာလကို ဖြေရှင်းတဲ့ ပုံစံဟာ နောက်ဆယ်စုနှစ်များစွာ အတွက် လုပ်ငန်းကို ပုံဖော်ပေးမယ့် အချိန်ကာလတစ်ခုလည်း ဖြစ်တယ်လို့ ဆိုပါတယ်။ Work from Home စီမံခန့်ခွဲမှုများဟာ ပုံမှန်ကျင်လည်နေကျ ပုံစံအသစ်ဖြစ်လာနိုင်တာကြောင့် ကုမ္ပဏီများ အနေနဲ့ ကုမ္ပဏီရဲ့ လစာနှင့် ကုန်ကျစရိတ်များကို ဘယ်လိုစီမံကြမလဲဆိုတာသေချာ တွေးကြည့်ရမယ့် အချက်တစ်ခု ဖြစ်လို့လာပါပြီ။

၁။ စီးပွားရေး ဆက်လက် လည်ပတ်နိုင်ရေးအစီအစဉ်မှာ လစာစာရင်းများကို ထည့်သွင်းရေးဆွဲပါ။

လစာစာရင်းများကို စီမံခန့်ခွဲရခြင်းဟာ ရှုပ်ထွေးသလို အချိန်စားတဲ့ အလုပ်တစ်ခုလည်း ဖြစ်ပါတယ်။ ယခုလို စီးပွားရေးဆိုင်ရာ မရေရာ မသေချာသော ကာလတစ်ခုမှာ မိမိတို့ရဲ့ ဝန်ထမ်းများကို လစာ ပုံမှန်ပေးနိုင်ဖို့ သင့်မှာ လုပ်ငန်းလည်ပတ်နိုင်စွမ်းအား ပြည့်၀သလားဆိုတဲ့ အခြေအနေကို ဦးစွာ သုံးသပ် ဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။

စီးပွားရေးဆက်လက် လည်ပတ်ရေးအစီအစဉ်တစ်ခုဟာ မည်သည့် မရေရာ မသေချာသော အနှောင့်အယှက်အဖျက်များကို မဆို ကျော်လွှားနိုင်မှာဖြစ်ပြီး သင့်ကုမ္ပဏီရဲ့ လစာစာရင်းကိုလည်း အဆင်ပြေချောမွေ့စေဖို့ ကူညီပေးနိုင်ပါတယ်။ လုပ်ငန်း ဆက်လက် လည်ပတ်နိုင်ရေး အစီအစဉ်မှာ အောက်ပါအချက်များကို ထည့်သွင်းအကဲဖြတ်သင့်ပါတယ်။

၎င်းတို့မှာ ဝန်ထမ်းများ အလုံအလောက်ရှိမှု၊ ဘဏ်မှ ငွေပေးချေမှုများကို သေချာစွာ စီမံနိုင်ရေး၊ work from home နှင့် လုပ်ငန်းတွင်းဆိုင်ရာ အဆင့်များ၊ အကျိုးသက်ရောက်မှုများနှင့် လစာစာရင်း အချက် အလက်များကို ရယူနိုင်မှု နှင့် နည်းပညာပိုင်းဆိုင်ရာ လိုအပ်ချက်များဘဲ ဖြစ်ပါတယ်။ ကုမ္ပဏီများ အနေနဲ့ သင့်လျော်တဲ့ ကြားခံ third-party payroll provider (သို့) a cloud-based payroll software တို့ မရှိဘူးဆိုရင်တော့ အောက်ပါအချက်များကို မေးမြန်းသင့်ပါတယ်။

• သင့်မှာ လစာပေးရေး စနစ်အတွက် သီးသန့်စမ်းသပ်ထားသော၊ ယုံကြည်စိတ်ချရသော နေရာတစ်ခု ရှိပါသလား?

• လစာထုတ်ပေးရေး လုပ်ငန်းစဉ်များမှာ အာမခံနိုင်သော ယုံကြည်စိတ်ချရသည့် စနစ်များ ရှိပါသလား?

• အဓိက အရေးပါသည့် HR နှင့် ဘဏ္ဍာရေးစီမံခန့်ခွဲသူများက Work from Home စနစ်ကို ကျင့်သုံးပါသလား?

• ၎င်းတို့အနေနဲ့ လစာစာရင်းများကို ရေးဆွဲနိုင်စေဖို့ လိုအပ်သော IT Infrastructure များကို ရရှိပါသလား?

• အဓိက လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်သူများ ပျက်ကွက်ခဲ့ပါက မည်သူက တာဝန်ယူဆောင်ရွက်မည်ဆိုသည့် backup plan တစ်ခု ရှိပါသလား?

အထက်ဖော်ပြပါ အချက်များကတော့ လုပ်ငန်းဆက်လက်လည်ပတ်နိုင်ရေး အစီအစဉ် တစ်ခုကို ရေးဆွဲတဲ့ အခါမှာ လိုအပ်တဲ့လစာစာရင်း ရေးဆွဲရေးအတွက် စဉ်းစားရမယ့် အချက်များဘဲ ဖြစ်ပါတယ်။ သင့်ကုမ္ပဏီအနေနဲ့ မရေးဆွဲရသေးဘူးဆိုရင်တော့ ယခုအချိန်ဟာ BCP ရေးဆွဲရမယ့် အချိန်ကောင်းတစ်ခု ဖြစ်ပါတယ်။ ဝန်ထမ်းများကို မှန်ကန်တဲ့ လစာပမာဏနှင့် အချိန်မှီပေးဝေနိုင်ရေးဟာ မည်သည့် အခြေအနေမျိုးမှာမဆို တိကျစွာ လိုက်နာ ဆောင်ရွက်ရမယ့် လုပ်ငန်းဆောင်တာတစ်ခုဖြစ်တာကြောင့် လစာစာရင်းရေးဆွဲခြင်းဟာ မပျက်မကွက် ဆောင်ရွက်ရမယ့် အစီအစဉ်တစ်ခု ဖြစ်ပါတယ်။

၂။ ရုံးခန်းတွင်းသုံး on-premise software မှ cloud-based HR software ကို ပြောင်းသုံးပါ။

ရုံးတွင်း သုံး On-premise HR software ဟာ HR လုပ်ငန်းစဉ်များကို တာဝန်ယူဆောင်ရွက်စေဖို့အတွက် ရုံးမှာ လူကိုယ်တိုင်တက်ရောက်မှသာလျှင် ဆောင်ရွက်လို့ ရနိုင်ပါတယ်။ ယခုလို ကာလမျိုးမှာ On-premise HR software ကို ဆက်လက်အသုံးပြုနေဆဲ လုပ်ငန်းများအတွက် အတော်လေး အခက်အခဲ ဖြစ်နိုင်တာကြောင့် cloud-based HR software ကို ပြောင်းလဲအသုံးပြုသင့်ပါတယ်။ cloud-based software ကို အသုံးပြုမယ်ဆိုရင်တော့ software ဝန်ဆောင်မှုပေးသူများမှ လာရောက်စစ်ဆေးပေးရတာ၊ တပ်ဆင် ထိန်းသိမ်းပေးရတာမျိုးတွေ လိုအပ်တာကြောင့် ကုန်ကျစရိတ်ကလည်း များပြားနိုင်ပါတယ်။ သို့သော် subscription payment model ဖြစ်တဲ့ cloud-based HR software ကို ရွေးချယ်မယ်ဆိုရင်တော့ ခွင့်စီမံခန့်ခွဲမှုများမှအစ၊ သက်ဆိုင်ရာလိုအပ်သော လစာစာရင်းတွက်ချက်ခြင်းများကို ကူညီပေးနိုင်ပြီး သင့်ရဲ့ လုပ်ငန်းတွင်းစီမံခန့်ခွဲမှုပုံစံများ၏ ဝန်ကိုလျော့ကျသွားစေနိုင်ပါတယ်။

JustLogin ရဲ့ အလိုလျောက် လစာစာရင်း တွက်ချက်ပေးတဲ့ JustPayroll ကတော့ ရိုးရှင်းတဲ့ အဆင့် (၃) ခုနဲ့တင် အလွယ်တကူ ဆောင်ရွက်နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ၎င်း JustPayroll က အချိန်ကုန်၊ လူပင်ပန်းသက်သာစေပြီး အမှားအယွင်းလည်း မရှိပါဘူး။ Digital platform ဖြစ်တာကြောင့် ဝန်ထမ်းများ အနေနဲ့ Mobile app ကနေ အလွယ်တကူ ဝင်ရောက်ကြည့်ရှုနိုင်သလို download လည်း ရယူနိုင်ပါတယ်။

ကောင်းမွန်တဲ့ cloud-based HR software ကိုရွေးချယ်မယ်ဆိုရင်တော့ သင့်လုပ်ငန်းရဲ့ HR လုပ်ငန်းစဉ်များကို လုံခြုံစိတ်ချထိရောက်စွာ ဆောင်ရွက်နိုင်မှာဖြစ်သလို HR များအနေနဲ့လည်း ကုမ္ပဏီအတွက် အရေးပါသူများဖြစ်တဲ့ ဖောက်သည်များနှင့် ဝန်ထမ်းများအပေါ် အပြည့်အ၀ အာရုံစိုက်နိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။

၃။ စာရွက်စာတမ်းတွေအစား စီမံခန့်ခွဲမှုဆိုင်ရာ tool များ အပေါ်မှာ ရင်းနှီး မြုပ်နှံပါ။

စာရွက်စာတမ်းများအပေါ် အလွန်လေးထားမှီခိုထားသော ဘဏ္ဍာရေး စီမီခန့်ခွဲမှုဆိုင်ရာ ဌာနများအနေနဲ့ ယခုလို remote working ကာလဟာ အကြီးမားဆုံးသော စိန်ခေါ်မှု အခိုက်အတန့် ဖြစ်ပါတယ်။ စာရွက်စာတမ်းများအပေါ် အခြေခံပြီး ဘဏ္ဍာရေးဆိုင်ရာ တွက်ချက်မှုများပြုလုပ်ရခြင်းဟာ အချိန်၊ လူအင်အားနှင့် ငွေကြေးကုန်ကျမှုများစွာကို ဖြစ်စေပါတယ်။ ဒါ့အပြင် စာရွက်စာတမ်းများကို ထိတွေ့ရမှု များခြင်းဟာ COVID-19 ကူးစက်မှုအန္တရာယ်ကို ပါ ဖြစ်ပွားစေနိုင်ပါတယ်။ CNBC ရဲ့ သတင်းပေးပို့ချက်အရ တရုတ်နိုင်ငံ၏ ဘဏ်များမှ ငွေသားစက္ကူမှတဆင့် ရောဂါကူးစက်မှုကို တွေ့ရှိရကြောင်း ဖော်ပြထားတာဖြစ်လို့ ငွေသားစက္ကူများ၊ စာရွက်စာတမ်းများမှ တဆင့် ရောဂါကူးစက်မှု အင်မတန် မြင့်မားကြောင်း တွေ့ ရှိရပါတယ်။

အလိုလျောက် စီမံဆောင်ရွက်နိုင်သော AI Powered- Optical Character Recognition (OCR) solution ကို ပြောင်းလဲခြင်းဖြင့် ကုမ္ပဏီများအနေနဲ့ လုပ်ငန်းဆောင်တာများကို ရေရှည်ထိရောက်စွာ ဆောင်ရွက်နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ JustLogin မှာဆိုရင်တော့ ကုန်ကျစရိတ်တစ်ခုကို ပြန်လည်တောင်းခံနိုင်မယ့် စနစ်တစ်ခုဖြစ်တဲ့ JustExpense ကို မကြာသေးမီကမှ မိတ်ဆက်ထားပြီး ၎င်းက မည်သည့်စာရွက်စာတမ်းများကိုမှ အသုံးပြုစရာမလိုဘဲ မိုဘိုင်းဖုန်းမှတစ်ဆင့် ကုန်ကျစရိတ်များကို snap, scan and send ပြုလုပ်ရုံနဲ့ ပြန်လည်တောင်းခံနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။

ကုမ္ပဏီများအနေနဲ့ မိုဘိုင်း ဦးစားပေး၊ ဝန်ထမ်းဦးစားပေးစနစ်ကို ပြောင်းလဲလာပြီဖြစ်လို့ ဝန်ထမ်းများအနေနဲ့ Mobile App မှတဆင့်ပြေစာများကို ဓါတ်ပုံရိုက်ကူးပြီးတာနဲ့ စီရင်ခံစာရဲ့ ကုန်ကျစရိတ်များနေရာကို တိုက်ရိုက်ပို့ပေးမှာဖြစ်လို့ လကုန်အထိစာရွက်တွေ တစ်ထပ်ကြီးနဲ့ အစီရင်ခံတင်ပြစရာမလိုအပ်တော့ပါဘူး။ ဒီနည်းကို အသုံးပြုမယ်ဆိုရင်တော့ ရုံးခန်းအတွင်း စာရွက်စာတမ်းတွေ အထပ်လိုက် သိမ်းစရာနေရာမလိုအပ်တော့ဘဲ data များကို cloud မှာတင် သိမ်းဆည်းနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ သင့်ရဲ့ ဘဏ္ဍာရေးစီမံခန့်ခွဲမှု အဖွဲ့အနေနဲ့လည်း အိမ်မှတဆင့်အလုပ်မျာကို ထိရောက်စွာ စီမံခန့်ခွဲနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။

၄။ ဝန်ထမ်းများလိုက်နာရမယ့် မူဝါဒကို ပြန်လည်သုံးသပ်ပါ။

ယခုလို Remote Working ကာလမှာ ဝန်ထမ်းများလူကိုယ်တိုင် ရုံးသို့လာရောက်ရတဲ့ စနစ်ဟာ အမှန်တကယ်ထိရောက်မှု ရှိမရှိကို ပြန်လည်သုံးသပ်သင့်ပါတယ်။ ရုံးကို လူကိုယ်တိုင် တက်ရောက်ရတဲ့ စနစ်ဟာ အချိန်ကုန်သလို သွားလာရတဲ့ ခရီးစရိတ်လည်း ရေရှည်မှာ များပြားလှတာကြောင့် အလုပ်ပြီးမြောက်မှုကို အကျိုးသက်ရောက်ကောင်း၊ သက်ရောက်နိုင်ပါတယ်။ ကုမ္ပဏီများအနေနဲ့ နည်းပညာကို ကောင်းစွာအသုံးချမယ်ဆိုရင် အချိန်ကုန်၊ ငွေကုန်သက်သာစေမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဥပမာ- hellosign နှင့် docusign တို့ကဲ့သို့ E-signature solutions များမှ e-signature ကိုရယူနိုင်လို online identity verification ကလည်း အသုံးဝင်လှပါတယ်။ JustExpense mobile application ဟာဆိုရင် ကုန်ကျစရိတ်အစီရင်ခံစာများကို ခွင့်ပြုရာမှာ တစ်ချက် click လိုက်ရုံဖြင့် expense reports များကို ရရှိနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ သင့်ရဲ့ ကုန်ကျစရိတ် အစီရင်ခံစာများကို ကို detailed audit trails ဖြင့်အလွယ်တကူ ထိန်းချုပ်နိုင်မှာဖြစ်ပြီး JustPayroll နဲ့ ချိတ်ဆက်ထားတာဖြစ်လို့ လစာစာရင်းများကို အမှားအယွင်းကင်းကင်းနဲ့ စီမံဆောင်ရွက်နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ JustExpense ကို မိုဘိုင်းဖုန်းနဲ့ ရော ကွန်ပြူတာနဲ့ပါ စစ်ဆေးကြည့်ရှုနိုင်ပါတယ်။

ယခုလို စီးပွားရေး မတည်ငြိမ်တဲ့ ကာလမှာ လုပ်ငန်းဆက်လက်လည်ပတ်နိုင်ရေးအစီအစဉ်များကို သေချာစွာ ဆွဲထားခြင်းဟာ အင်မတန်မှ အရေးကြီးလှတာကြောင့် ရှေ့ရေးကို ကြိုတင် ပြင်ဆင်လိုသော ကုမ္ပဏီများအနေနဲ့ ယခုအချိန်ဟာ payroll နှင့် expense management processes များကို ပြန်လည်သုံးသပ် ရေးဆွဲဖို့ ယခုထက်ကောင်းသော အချိန်မရှိပါကြောင်း အကြံပြုရင်း နိဂုံးချုပ်လိုက် ပါတယ်။