HR Software တွေကို ရွေးချယ်တဲ့နေရာမှာ မေးသင့်တဲ့ မေးခွန်း (၆) မျိုး

HR Software တွေကိုရွေးချယ်ရတာက နည်းနည်းတော့ လန့်စရာကောင်းပါတယ်။ Software တွေမှာတော့ လုပ်ငန်းအတွက် အသုံးတည့်မည့် လုပ်ဆောင်ချက်တွေ အများကြီးပါဝင်နေမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီလိုရွေးချယ်စရာများတဲ့ထဲကနေ ရွေးရလွယ်ကူစေမယ့် အချက်အလက်တွေကို မြင်သာအောင်ဖော်ပြပေးလိုက်ပါတယ်။

(၁) ကိုယ်လုပ်နေတဲ့လုပ်ငန်းက ဘာလိုအပ်နေတာလဲ?

HR Software တွေရဲ့ ရည်ရွယ်ချက်ကတော့ ဝန်ထမ်းတွေအတွက်အသုံးပြုတဲ့ အသုံးစရိတ်နဲ့ ကြီးကြပ်အုပ်ချုပ်ရတဲ့အပိုင်းတွေကို လျှော့ချဖို့ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီလိုလုပ်တာတွေက ဝန်ထမ်းအသစ်ခန့်အပ်တာတွေ ပြင်ပနဲ့လဲ အဆက်အသွယ်မပြတ်ရှိစေပြီးတော့ လုပ်ငန်းကိုအရင်ထက် ပိုပြီးခိုင်ခိုင်မာမာ လည်ပတ်လာစေပါတယ်။

Software တွေကိုနှိုင်းယှဉ်လိုက်တဲ့အခါမှာတော့ လုပ်ဆောင်ချက်တွေက သိသိသာသာ ကောင်းနေတာကို တွေ့ရမှာပါ။ ကိုယ်ရဲ့လုပ်ငန်းကပဲ ကြီးသလားး (ဒါမှမဟုတ်) လုပ်ငန်းအတွက် များပြားလှတဲ့ Software Package တွေကို အသုံးပြုဖို့လောက်အထိကော ကြီးမားနေသလားဆိုတာကို စဉ်းစားသင့်ပါတယ်။

Software ကောင်းကောင်းတစ်ခုနဲ့ အလိုအလျောက်ကိုင်တွယ်ဖြေရှင်းနိုင်တဲ့ ကိစ္စတွေကို လုပ်ဖို့အတွက် ဝန်ထမ်းသီးသန့်မခန့်ပါနဲ့တော့။

ကိုယ်အသုံးပြုမယ့်ငွေပမာဏနဲ့ ကိုယ်ဘာပြန်ရချင်တာလဲဆိုတာကို သေချာအောင်လုပ်ထားတာကောင်းပါတယ်။ ရွေးချယ်လိုက်မယ့် Package ဟာ တစ်ကယ်တန်းကုန်ကျမယ့်စရိတ်ထက် ငွေကြေးအကုန်အကျ သက်သာသင့်ပါတယ်။

(၂) ဘယ်လိုလုပ်ဆောင်မှုတွေက အရေးပါနေတာလဲ?

လုပ်ဆောင်မှုလိုအပ်ချက်တွေများပြားနေတာက ကြီးကြပ်အုပ်ချုပ်ရေးနဲ့ပက်သက်ပြီး စိတ်ပျက်စရာကောင်းတဲ့ အကြီးမားဆုံးပြဿနာတွေ ဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ငန်းရဲ့ HR ပိုင်းတွေမှာ မသပ်မရပ်နဲ့လိုအပ်ချက်ရှိနေတာတွေကို ဖြေရှင်းဖို့အတွက် Software Package တစ်ခုလိုပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတွေနဲ့တိုင်ပင်ပြီးတော့ ဘယ်လိုလုပ်ဆောင်ချက်ပါတာတွေက လုပ်ငန်းအတွက် အကျိုးရှိမယ်ဆိုတာကို ဆုံးဖြတ်သင့်ပါတယ်။

ဝန်ထမ်းအသစ်စုဆောင်းတာနဲ့ သူလုပ်ရမယ့်အလုပ်တွေကိုသင်ပြပေးရတာတွေက ပုံမှန်လုပ်ရတာတွေ ဖြစ်ပေမယ့် လုပ်ခလစာပေးတဲ့ လုပ်ဆောင်ချက်အတွက်ကိုတော့ ထည့်စဉ်းစားသင့်ပါတယ်။ ပုံမှန်လုပ်ဆောင်မှုတွေပဲလား အဆင့်မြင့်ထားတဲ့လုပ်ဆောင်ချက်တွေလား? လုပ်ငန်းဌာနတွေတစ်ခုတစ်စည်းထဲ လုပ်ကိုင်နိုင်တာက HR Software တွေရဲ့ အရေးပါတဲ့ လုပ်ဆောင်ချက်တစ်ခု ဖြစ်ပါတယ်။

စီစဉ်စစ်ဆေးမှုတွေ ဘယ်လောက်အထိလုပ်ချင်တာလဲ? Software Platform တော်တော်များမျာဟာ ဝန်ထမ်းတစ်ယောက်ရဲ့ တစ်ဘဝလုံးဖြတ်သန်းခဲ့တာတွေကို စုံစမ်းပေးနိုင်ပါတယ်။ ဒါပေမယ့် ကိုယ်ကလုပ်ငန်းအသေးစားလုပ်ကိုင်နေတဲ့သူ ဆိုရင်တော့ ဒီလိုလုပ်ဆောင်ချက်ကို လိုအပ်မှာ မဟုတ်ပါဘူး။

တစ်ချို့ Package တွေမှာတော့ Customer Service Agent တွေနဲ့ နည်းပညာရှင်တွေရဲ့ အထောက်အပံ့တွေလဲ ပါပါသေးတယ်။ လုပ်ငန်းကြီးကြီးမားမားလုပ်နေတဲ့သူ ဆိုရင်တော့ အတော်လေးအသုံးဝင်တယ်လို့ ပြောလို့ရပါတယ်။

(၃) စတင်အသုံးပြုနိုင်ဖို့အတွက် အချိန်ဘယ်လောက်ကြာမလဲ?

တစ်ချို့ Software လုပ်ဆောင်မှုပုံစံတွေဟာ ဝန်ထမ်းတွေကောင်းကောင်းအသုံးချနိုင်ဖို့အတွက် လတော်တော်ကြာအောင် အချိန်ပေးရပါတယ်။ တစ်ချို့ကျတော့လည်း ရက်သတ္တပတ် နည်းနည်းပဲအချိန်ပေးရပါတယ်။

ဒီလိုကြန့်ကြာမှုတွေကို လုပ်ဆောင်နိုင်မလားဆိုတာကိုလည်း စဉ်းစားမိဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ ပေးရမယ့်အချိန်ကအရမ်းကြာနေမယ်ဆိုရင်တော့ Basic Package လောက်ကို အရင်သုံးတာကောင်းပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတွေမြန်မြန်တတ်လွယ်မယ့် Package မျိုး အချိန်မရွေးအဆင့်မြင့်လို့ရမယ့် Package မျိုးကို စသုံးသင့်ပါတယ်။

ကိုယ်ရွေးချယ်လိုက်တဲ့ Software ကိုဝန်ထမ်းတွေဘက်ကလဲ အသုံးပြုဖို့အဆင်သင့်ဖြစ် မဖြစ် စဉ်းစားပါ။ လုပ်ဆောင်ချက်တွေနဲ့ ဌာနတွေပေါင်းပြီး အလုပ်လုပ်ရတာ အကျိုးသက်ရောက်မှုတွေကော ရှိရဲ့လား? အလိုအလျောက်အလုပ်လုပ်တဲ့စနစ်တွေနဲ့ အလုပ်လုပ်ဖို့ ဒီနယ်ပယ်ကကော အဆင်သင့်ဖြစ်ပြီလား? အကယ်၍ဒီလိုတွေ မဖြစ်သေးဘူးဆိုရင်တော့ Software Package တွေရဲ့ အကျိုးရလာဒ်တွေကို ပြည့်ပြည့်ဝဝ ခံစား သိနိုင်ဦးမှာ မဟုတ်ပါဘူး။

(၄) ဘယ်သူက ပြင်ဆင်ထိန်းချုပ်ပိုင်ခွင့်ရှိမလဲ?

ဝန်ထမ်းတွေကိုပဲ အချက်အလက်တွေ ကိုယ်တိုင်ထည့်ခိုင်းမလား ဒါမှမဟုတ် ဌာနချုပ်ကပဲ ကိုင်တွယ်ပြီး လုပ်ပေးမလားဆိုတာကို ဆုံးဖြတ်ဖို့ လိုပါတယ်။ နည်းလမ်းနှစ်မျိုးလုံးမှာတော့ ကောင်းကျိုး ဆိုးကျိုး ရှိပြီးသားပါ။

ဝန်ထမ်းတွေက သူတို့ရဲ့အချက်အလက်တွေကို ကိုယ်တိုင်ထည့်ရမယ်ဆိုရင်တော့ အုပ်ချုပ်ရတဲ့အပိုင်းမှာတော့ အလုပ်တွေလျှော့ချနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါပေမယ့် ဝန်ထမ်းတစ်ယောက်ချင်းစီအတွက်တော့ လေ့ကျင့်ပေးဖို့လိုမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီအတွက် အချက်အလက်တွေမှန်ကန်ရဲ့လားဆိုတာကို စစ်ဆေးဖို့စနစ်တစ်ခုကလဲ ထပ်ပြီးလိုအပ်လာမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

ဌာနချုပ်ကပဲ ဒီအချက်အလက်တွေကိုကိုင်တွယ်ဖြေရှင်းပေးမယ်ဆိုရင်တော့ သူတို့ကပိုပြီးတော့ ကျွမ်းကျင်လာကြမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ HR လုပ်ငန်းစဉ်တွေကိုလည်း အရှိန်မြှင့်ပြီးလုပ်ဆောင်နိုင်မှာပါ။ ဒါပေမယ့် Operation ပိုင်းမှာတော့ အားနည်းချက်တွေ ဖြစ်ပေါ်လာနိုင်မှာပဲ ဖြစ်ပါတယ်။

(၅) အနာဂတ်ကာလမှာ လုပ်ငန်းအတွက် အထောက်အကူပြုပေးနိုင်မလား?

HR Software က လုပ်ငန်းတွေမှာအသုံးပြုတဲ့ နည်းပညာစံနှုန်းနဲ့ကိုက်ညီပြီး စုံလင်နေရပါမယ်။ Standard Package မှာဘာတွေပါဝင်မယ်ဆိုတာကို လေ့လာကြည့်ပြီးတော့ ဘယ်လိုလုပ်ဆောင်ချက်တွေကို ထပ်ထည့်လို့ရတယ်ဆိုတာကို သိသားသင့်ပါတယ်။

လုပ်ငန်းရဲ့ တိုးတက်လာတာတွေပေါ်မူတည်ပြီးတော့ လိုအပ်ချက်တွေကလဲ အမျိုးမျိုးရှိလာမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ အသေးစားလုပ်ငန်းက လုပ်ဆောင်ချက်နည်းနည်းပဲ လိုအပ်မှာ ဖြစ်ပြီးတော့ လုပ်ငန်းကိုချဲ့ထွင်ဖို့အထိ စိတ်ကူးထားရင်တော့ လုပ်ငန်းနဲ့အတူ ရေရှည်ထိတိုးတက်ပြောင်းလဲပေးနိုင်တဲ့ Software Package တစ်ခု လိုအပ်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။

လုပ်ငန်းကြီးကြီးမားမားတွေအတွက်တော့ ပိုခေတ်မှီကောင်းမွန်တဲ့ Software Package ကိုလိုအပ်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ အနာဂတ်ကာလမှာ အလုပ်ဆောင်ချက်အသစ်တွေကို လိုအပ်လို့ထည့်သွင်းတဲ့အခါ အချိန်ကြန့်ကြာမှုတွေကို မဖြစ်ချင်တာတော့ သေချာပါတယ်။

ဥပဒေနဲ့ပက်သက်ပြီးတော့လည်း ထည့်သွင်းစဉ်းစားဖို့ လိုအပ်ပါသေးတယ်။ စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းတွေပြောင်းလဲသွားတာနဲ့ စောင့်ကြည့်စစ်ဆေးဖို့ ဒါမှမဟုတ် ဒဏ်ကြေးတွေအတွက် လုပ်ဆောင်နိုင်ဖို့လည်း လိုအပ်ပါသေးတးယ်။ Software ကဥပဒေနဲ့ညိစွန်းတဲ့အကြောင်းအရာတွေကနေလည်း ရှောင်ရှားနိုင်ဖို့အတွက် ပြည့်စုံနေရပါမယ်။

(၆) ဒီ Software က လုံခြုံစိတ်ချမှုကော ရှိလား?

အချက်အလက်ခိုးယူခြင်းက လက်ရှိကာလမှာ အဓိကပြဿနာတစ်ခု ဖြစ်ပါတယ်။ ဘယ် Software ကိုပဲရွေးရွေး ဝန်ထမ်းတွေနဲ့ ကုမ္ပဏီရဲ့ အချက်အလက်တွေကို ကာကွယ်နိုင်ဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။

လိုအပ်တဲ့ လုံခြံရေးလုပ်ဆောင်ချက်တွေက ကိုအသုံးပြုနေတဲ့ Platform အမျိုးအစားပေါ်မှာမူတည်ပါတယ်။ Clous-based Software တွေကိုအသုံးပြုမလား Local Installation ပြုလုပ်တဲ့ စနစ်ကိုပဲသုံးမလားဆိုပြီး ရွေးချယ်စရာ ရှိပါတယ်။

Cloud-based Software တွေကတော့ အမြဲတမ်း up to date ဖြစ်နေမှာမှန်ပေမယ့် အချက်အလက်ခိုးယူဖို့အတွက် ဖြစ်နိုင်ချေအများဆုံးပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ Local Installation အမျိုးအစားကတော့ အသုံးပြုနိုင်မယ့်သူကို ကန့်သတ်ထားနိုင်ပေမယ့် ကိုယ်တိုင် Update တင်ပေးနေဖို့တော့ လိုအပ်ပါတယ်။

ဒီလိုအချိန်မှာတော့ အသုံးပြုသူတွေအတွက် အဆင်ပြေစေပြီးတော့ လုံခြုံစိတ်ချရတဲ့ HR Cloud Software တစ်ခုဖြစ်တဲ့ JustLogin ကို အသုံးပြုကြည့်ဖို့ ပြောချင်ပါတယ်။