Corona virus Outbreak အတွင်း Remote Workforce ကောင်းတစ်ခုဖြစ်အောင် ဘယ်လို စီမံကြမလဲ

COVID-19 ရဲ့ ရိုက်ခတ်မှုလှိုင်းကြောင့် ကမ္ဘာ့စီးပွားရေးလုပ်ငန်းများဟာလည်း အတော်လေးကို ထိခိုက်နစ်နာမှုများရှိနေပါတယ်။ သို့သော်လည်းစီးပွားရေးလုပ်ငန်းများဟာ အရှိန်အဟုန်တစ်ခုနဲ့ ပြန်လည်ရှေ့ဆက်ဖို့ကြိုးစားကြရမယ် မဟုတ်ပါလား? ဒီလိုလုပ်ငန်းတွေ ပြန်လည်အသက်ဝင်လှုပ်ရှားစေဖို့ Remote work policy ကိုလည်း စနစ်တကျရေးဆွဲထားမှသာ သေချာရေရာတဲ့ အခြေအနေတစ်ခုကို ဖန်တီးနိုင်မှာပါ။ ဒါ့အပြင် Remote Working ဟာလည်း ပိုမိုကောင်းမွန်တဲ့ facilities တွေရှိဖို့လိုအပ်ပါသေးတယ်။

Cloud-based solution ကုမ္ပဏီတစ်ခုဖြစ်တဲ့ JustLogin ရဲ့ ရိုးရှင်းပြီး တိကျပြတ်သားတဲ့ လမ်းကြောင်းများဟာ ဝန်ထမ်းများရဲ့ စွမ်းဆောင်ရည်ကို တိုးတက်စေတယ်ဆိုတာပါဘဲ။ Global Shutdown မတိုင်ခင်ကာလများတည်းက 30% သော ဝန်ထမ်းများကို Remote Working စနစ်နဲ့ အသားကျစေခဲ့တာဖြစ်ပြီး ရုံးမှာအလုပ်တာဝန်ထမ်းဆောင်နေသော ဝန်ထမ်းများကို အနည်းဆုံး တစ်လလျှင် တစ်ကြိမ် Remote working ကို ပြုလုပ်စေခဲ့တာဖြစ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် ဝန်ထမ်းများဟာ Remote working ကို အသားကျနေပြီးဖြစ်တာကြောင့် ယခုလို ၁၀၀% Remote working စနစ်ကို ကျင့်သုံးရချိန်မှာ အခက်အခဲ မရှိဘဲ Malaysia, Hong Kong, Myanmar and Philippines ရုံးခွဲများကြား ကောင်းမွန်စွာ ချိတ်ဆက်ဆောင်ရွက်နိုင်နေပြီ ဖြစ်ပါတယ်။

Pandemic ကာလမှာ JustLogin team အတွက် စိမ်ခေါ်မှုတွေက ဘာတွေရှိတယ်ဘယ်လိုတွေ ထိရောက်စွာ အလုပ်လုပ်ကြတယ်၊ ဆိုတာကို မျှဝေပေးသွားပါမယ်။

၁။ အိမ်မှ ဘေးအနှောက်အယှက်များ

လုပ်ငန်းခွင်မှာဆိုရင်တော့ သင့်အတွက် သီးသန့်လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်နိုင်မယ့် အေးချမ်းတဲ့ နေရာတစ်ခု ရှိမှာ သေချာပေမယ့် မိမိတို့ အိမ်မှာဆိုရင်တော့ မိသားစု၊ ခလေးငယ်များပါ ရှိနိုင်တာမို့ အလုပ်လုပ်နေချိန် အခက်အခဲလေးတွေရှိနိုင်ပါတယ်။

ဒီပြသနာကို ဖြေရှင်းဖို့ မိမိတို့ရဲ့ အိမ်ထောင်ဖက်ချင်း ညှိနှိုင်းကာ ခလေးများကို တစ်ယောက်တစ်လှည့်ထိန်းခြင်း၊ (သို့) မိသားစုဝင်များနဲ့ အတူနေထိုင်တယ်ဆိုရင်တော့ ၎င်းတို့က ကူညီထိန်းကျောင်းပေးခြင်းတို့နှင့် ဖြေရှင်းနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် ခလေးများအတွက် TV, စာအုပ်၊ နှင့် ပညာရပ်ဆိုင်ရာ video games များကို ပေးထားခြင်းဖြင့် ထိန်းကျောင်းနိုင်ပါသေးတယ်။

မနက်စောစောထပြီး လိုအပ်တဲ့ လုပ်ငန်များကို စနစ်တကျ ကြိုတင်ဆောင်ရွက်ခြင်းဟာလည်း မိမိတို့အိမ်မှာနေစဉ်ကာလအတွင်း အလုပ်ပြီးမြောက်စေပါတယ်။ ဖြစ်နိုင်မယ်ဆိုရင်တော့ အိမ်မှာ မိမိတို့ အေးဆေးစွာအလုပ်လုပ်နိုင်မယ့် သီးသန့်အခန်း (သို့) နေရာတစ်ခုကို သတ်မှတ်ပြီး အလုပ်လုပ်နိုင်မယ်ဆိုရင်တော့ ရေရှည်အတွက်ပိုပြီး အဆင်ပြေနိုင်ပါတယ်။

နောက်ထပ်အရေးပါတဲ့အချက်ကတော့ အလုပ်အတွက် လိုအပ်တဲ့ ပစ္စည်းကိရိယာများကို ထားရှိခြင်းပါ။ ဥပမာ၊ ပိုကြီးတဲ့ monitor (သို့) ဒုတိယ Monitor တစ်ခုကို ထားရှိခြင်းဟာ သင့်ကို ရုံးမှာ အမှန်တကယ် အလုပ်လုပ်နေတယ်လို့ ခံစားရစေရုံသာမက အလုပ်များကိုလည်း ထိထိရောက်ရောက် စီမံခန့်ခွဲနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် အလုပ်လုပ်နေစဉ်အချိန်အတွင်း ပြင်ပက ဆူညံတဲ့ အသံများက သင်နှင့် သင့် clients များနှင့် Conferencing call ပြုလုပ်နေစဉ်အတွင်း အနှောက်အယှက်များ ဖြစ်စေနိုင်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် အရည်အသွေးကောင်းမွန်တဲ့ noise cancelling headgear ကို သင့်အဖွဲ့အစည်းက မပေးအပ်ဘူးဆိုရင်တော့ သင်ကိုယ်တိုင် ဝယ်ယူ ရင်းနှီးမြုပ်နှံသင့်ပါတယ်။

၂။ မျက်နှာချင်းဆိုင် ဆက်သွယ်ခွင့်မရခြင်း

အိမ်မှ အလုပ်လုပ်လေ့မရှိသေးတဲ့ သူများအတွက် လုပ်ငန်းများချိတ်ဆက်ဆောင်ရွက်ရာမှာ မျက်နှာချင်းဆိုင် ဆက်သွယ်ခွင့်မရခြင်းဟာ တော်တော်လေး အသစ်အဆန်းဖြစ်စေနိုင်ပါတယ်။ UCLA မှ Dr Albert Mehrabian ရဲ့ လေ့လာတွေ့ရှိချက်အရ မျက်နှာချင်းဆိုင် ဆက်သွယ်ခွင့်မရခြင်းဟာ Body Language ကို လေ့လာဆန်းစစ်ခွင့် 45% ဆုံးရှုံးကြောင်း ဖော်ပြထားပါတယ်။ ဒါကြောင့် Clients များ၊ customers များနှင့် နေ့စဉ်ဆက်သွယ်နေရသော လုပ်ငန်းများအဖို့ ၎င်းတို့ဆက်သွယ်ပြောဆိုနေသော လုပ်ငန်းများကို တစ်ဖက်မှ နားလည်သဘောပေါက်ခြင်းရှိ၊ မရှိကို ဆန်းစစ်ဖို့ အတော်လေးခက်ခဲကြောင်း တွေ့ရှိရပါတယ်။ ဒီလို အခက်အခဲများဟာ လုပ်ငန်းများအတွက် အခွင့်အလမ်းများစွာ ဆုံးရှုံးစေနိုင်ပါတယ်။

Microsoft Teams, Skype or Zoom ကဲ့သို့ telecommunication tool များဟာ အထက်ပါ ၄၅% သော ကွာဟချက်များကို ဖြေလျော့ပေးနိုင်ပါတယ်။ အဆိုပါ telecommunication tool များကို အသုံးချပြီး ဝန်ထမ်းများနေ့စဉ်လုပ်ငန်းပြီးမြောက်မှု အခြေအနေ၊ အစီအစဉ်များကို ၁၅ မိနစ်တာ ခေါ်ဆို တွေ့ဆုံကြပြီး ဆွေးနွေးကြမယ်ဆိုရင်လုပ်ငန်းများပိုမို တိုးတက်ကောင်းမွန်လာစေမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ pre-planned agenda ကဲ့သို့ ကြိုတင်အစဉ်အစဉ်များရေးဆွဲထားခြင်းက သင်နှင့် သင့်ဝန်ထမ်းများ ရှင်းလင်းတိကျသော ပန်းတိုင်ကို ချမှတ်ပေးနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ အလားတူဘဲ မိမိတို့ရဲ့ Customers များကိုလည်း အစည်းအဝေးမတိုင်ခင် မိနစ် (၃၀) အလိုမှာ pre-planned agenda ပေးအပ်ထားခြင်းဟာ မိမိတို့လည်း အစည်းအဝေးများကို လိုရင်းထိရောက်စေမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

၃။ ဝန်ထမ်းများ၏ ပွင့်လင်းမြင်သာမှု

Work From Home ၏ အဓိက ဆိုးကျိုးများကတော့ ဝန်ထမ်းများ၏ လုပ်ဆောင်ချက်များကို ပွင့်လင်းမြင်သာမှုမရှိခြင်းဘဲ ဖြစ်ပါတယ်။ JustLeave ကဲ့သို့သော Applications များဟာ cloud-based ဖြစ်တာကြောင့် အချိန်နှင့် တပြေးညီ ခြေရာခံခြင်း၊ ဝန်ထမ်းများ၏ ခွင့်နှင့် မိမိတို့ အိမ်မှတဆင့်လုပ်ငန်းစီမံခန့်ခွဲမှုများကို အသေးစိတ်သိမ်းဆည်းထားနိုင်ပါတယ်။ mobile version မှတစ်ဆင့် ဝန်ထမ်းများရဲ့ ခွင့်အနှစ်ချုပ်များကို မိမိတို့ရဲ့ ခွင့်ပြက္ခဒိန်မှတစ်ဆင့်ကြည့်ရှုနိုင်တာကြောင့် ပိုမိုထိရောက်ပြီး တာဝန်ကျေစေမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

In-house application ဖြစ်တဲ့ JustClock ဟာ နေရာအတိအကျကို မြေပုံမှတစ်ဆင့်မှတ်သားထားပေးတာကြောင့် ဝန်ထမ်းများရဲ့ တည်ရှိနေရာကို အချိန်နှင့်တပြေးညီ သိရှိနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ AI မှတစ်ဆင့် မျက်နှာများကို မှတ်သားပေးထားပြီး geofencing facility က virtual boundary တစ်ခုကို ဖန်တီးပေးထားတာကြောင့် ဝန်ထမ်းများကို ၎င်းတို့ရဲ့ အလုပ်များကို အာရုံစူးစိုက်စေဖို့ ကူညီပေးရုံသာမက အိမ်မှာနေစဉ် အလုပ်ချိန်အတွင်းအပိုအချိန်ဖြုန်းခြင်းတို့မှလည်း ကာကွယ်ပေးပါတယ်။

Hubstaff’s employee monitoring software ဟာဆိုရင်လည်း ဝန်ထမ်းများအလုပ်လုပ်နေစဉ်အတွင်း ၎င်းတို့ရဲ့ desktop ကို မကြာခဏ random screenshots ပြုလုပ်ပေးတာကြောင့် ဝန်ထမ်းများရဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်အနေအထားကို သေချာကြည့်ရှုစစ်ဆေးနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် mobile on-the-go check-ins ဖြစ်တာကြောင့် ဝန်ထမ်းများအနေနဲ့ ဘယ်နေရာမှ login ဝင်နိုင်တာကြောင့် ၎င်းတို့ လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်နေမှုများကို အချိန်နှင့် တပြေးညီ စစ်ဆေးနိင်ပြီး click တစ်ချက်နှိပ်ရုံနဲ့တင် ပိုမိုတိကျတဲ့ အသေးစိတ် Reports များကို ရရှိနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။

ကျွနိုပ်တို့ရဲ့ Chief Operations Officer ဖြစ်တဲ့ Chan Chiou Hao ဟာ နှစ်ပေါင်း (၃၀) ကြာ အတွေ့အကြုံများနှင့်အတူ Remote working ကို ၎င်းရဲ့ စိတ်ကူးနဲ့ ပေါင်းစပ်စီစဉ်လျှက်ရှိပါတယ်။ အဆိုပါစိတ်ကူးများထဲမှာ timeboxing လို့ခေါ်တဲ့ တစ်နေ့တည်းမှာပင် လုပ်စရာအလုပ်များကို ခြုံငုံဆောင်ရွက်စေနိုင်တဲ့ အစည်းအဝေးများမတိုင်မီအချိန်ဇယားများကို ရေးဆွဲခြင်း ပဲဖြစ်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် စိတ်ဝင်စားဖွယ် နောက်ထပ်စိတ်ကူးကတော့ Pomodoro Method လို့ခေါ်တဲ့ ၂၅ မိနစ်အလုပ်ပြီးတိုင်း ၅မိနစ်အနားယူစေတဲ့ နည်းဘဲဖြစ်ပါတယ်။ ဒီစိတ်ကူးများကို တစ်နေရာတည်းမှာစုစည်းပြီး လုပ်ငန်းများပိုမိုထိရောက်ကောင်းမွန်စေဖို့ ကြိုးပမ်း ခြင်းဘဲဖြစ်ပါတယ်။

ဒင်္ဂါးတိုင်းမှာ မျက်နှာ နှစ်ဘက်ရှိသတဲ့သို့ Work From Home မှာလည်း စိန်ခေါ်မှုများစွာ ရှိသလို အကျိုးကျေးဇူးများစွာလည်း ရှိပါတယ်။ ဒါကြောင့် သင့်အနေနဲ့ ယခုလိုကာလမျိုးမှာလည်း လုပ်ငန်းများပိုမိုပြီးမြောက်အောင်မြင်စေဖို့ နည်းလမ်းကောင်းတွေ အများရှိပါတယ်။ COVID-19 ကာလဟာ စိမ်ခေါ်မှုများစွာ ရှိသော်လည်း ဒီစိန်ခေါ်မှများဟာ ကျွနိုပ်တို့ကို ပိုမိုကြံ့ခိုင်စေပါတယ်။ အားလုံးဘဲ stay safe, stay healthy and stay productive ပါ။